会展导航：一场创意的年会活动策划方案确实能带来意想不到的效果，可是活动预算超支是最令人头疼的。如何有效的控制年会活动预算，同时年会策划依然出彩。下面是小编为大家准备的年会活动基本预算，有需要的朋友可以借鉴参考。

1、餐饮费用

    年会的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于年会议程需要及年会目的.

    (1)、中餐及午餐

    中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算--自助餐形式,按桌预算--围桌式形式.如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用.

    (2)、会场茶歇

    此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合.承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算.通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种--西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主.

    (3)、联谊酒会/舞会

    事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算.但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认.

    (4)、酒水及服务费

    通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费.在高星级酒店举办年会宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费.

    (5)、其他--点心、水果及调制色酒.

2、交通费用

    (1)、年会期间交通费用--主要是会务地交通费用,包括住宿地至年会场地的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通.

    (2)、欢送交通及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用.

3、年会室/厅费用

    (1)、年会场地租金--通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施.

    (2)、会场布置费用--如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中.

    (3)、年会设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用.

    (4)、其他支持费用--这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等.

4、视听设备

    除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略.如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

    设备本身的租赁费用,通常按天计算

    设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

    音源--主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

5、演员及节目

    通常可以选定节目后按场次计算--预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关.在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关--专场或包场除外.

6、杂费

    杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等.杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理